Lembretes e confirmação por WhatsApp

Visão geral#

O Samed pode enviar mensagens automáticas por WhatsApp para lembrar o paciente da consulta e pedir a confirmação, além de enviar um resumo diário da agenda do dia seguinte para o médico titular (e, opcionalmente, para cada profissional). Essas automações ficam desligadas por padrão e são ativadas nas configurações do consultório.

Quando usar#

Ative os lembretes automáticos se você quer reduzir faltas e centralizar a confirmação de presença pelo próprio WhatsApp do paciente. Ative o resumo diário se você (ou os profissionais do consultório) preferem receber a agenda do dia seguinte sem precisar abrir o sistema.

Como usar#

Ativando o lembrete de consulta#

1. Acesse a aba Automações nas configurações do consultório (disponível só para o médico titular).
2. Ative o card Lembrete de consulta.
3. Escolha a antecedência do envio: 12h, 24h (padrão) ou 48h antes do horário marcado.

Ativando o resumo diário#

1. No mesmo lugar, ative o card Resumo diário.
2. Defina o horário de envio (padrão 20:00).
3. Se quiser que cada profissional receba a própria agenda (além do resumo completo que o titular recebe), ative a opção Profissionais recebem a própria agenda.

O que o paciente recebe#

Perto do horário configurado, o paciente recebe uma mensagem com data, horário, profissional e botões para Confirmar ou Cancelar a consulta (com uma opção de texto livre como alternativa, caso os botões não apareçam no aplicativo do paciente).

O que o médico e os profissionais recebem#

No horário configurado, é enviado um resumo com a agenda do dia seguinte: para cada profissional, a lista de consultas (marcando quais já estão confirmadas e quais ainda aguardam confirmação) e os intervalos de horário livres do dia.

Indicadores visuais na Agenda#

Cada consulta futura mostra um ícone ao lado do nome do paciente, indicando o estado do lembrete:

• Check duplo verde: a consulta está com status Confirmada — seja porque o paciente respondeu confirmando pelo WhatsApp, seja porque a equipe confirmou manualmente pelo seletor de status.
• Check simples cinza: a consulta ainda está A confirmar e já houve pelo menos um lembrete enviado para ela, sem resposta reconhecida até agora.
• Sem ícone: nenhum lembrete foi enviado ainda para essa consulta (ou a consulta já passou — os ícones só aparecem em consultas futuras).

Clique para conversar no WhatsApp#

Sempre que a consulta tem telefone de paciente cadastrado, o telefone aparece como um link clicável (com o ícone de balão de mensagem) no balão de resumo do dia (ao passar o mouse sobre um dia nas visões Semana/Mês), nas linhas de consulta da visão Dia e no detalhe do dia. Clicar nele abre uma conversa direta no WhatsApp com o paciente, sem precisar copiar o número.

Regras de negócio#

• Só o médico titular pode ativar/configurar as automações; secretárias e colaboradores não têm acesso a essa configuração.
• O lembrete só é enviado se o paciente tiver telefone cadastrado. Sem telefone, a consulta é simplesmente pulada.
• Quando o paciente responde confirmando (ex.: "sim", "confirmo", "ok" ou o botão Confirmar), a consulta muda para o status Confirmada automaticamente. Respondendo que não vai comparecer (ex.: "não", "cancelar" ou o botão Cancelar), a consulta é cancelada automaticamente — o que libera o horário, inclusive no resumo diário.
• Se a resposta do paciente não for reconhecida, o sistema envia uma única mensagem de ajuda explicando como confirmar ou cancelar, e a consulta continua como "A confirmar".
• Se o mesmo número de telefone tiver mais de uma consulta pendente de confirmação, ou em caso de ambiguidade no número, o sistema não altera nada automaticamente — a confirmação manual pela equipe continua disponível a qualquer momento (veja Status da consulta).
• O resumo diário é enviado uma vez por dia, no fuso horário do consultório; se o envio falhar, ele fica registrado como falha e não é reenviado no mesmo dia.
• Os horários livres mostrados no resumo consideram o expediente cadastrado da clínica menos as consultas já marcadas (exceto as canceladas ou com falta); só aparecem intervalos de pelo menos 30 minutos.

O que acontece nos bastidores#

• O envio dos lembretes e do resumo diário roda automaticamente a cada 15 minutos — por isso um lembrete ou resumo agendado para um horário exato pode chegar com até 15 minutos de atraso.
• Cada mensagem enviada (lembrete, confirmação, cancelamento, resumo) fica registrada no histórico de mensagens do consultório, incluindo se foi entregue com sucesso ou falhou.

Erros comuns e como resolver#

• O paciente não recebeu o lembrete: confirme se o telefone do paciente está cadastrado corretamente e se as automações estão ativadas nas configurações.
• A consulta não mudou de status depois da resposta do paciente: se o paciente tinha mais de uma consulta pendente ao mesmo tempo, o sistema não altera nada automaticamente por segurança — confirme manualmente pela Agenda.
• O resumo diário não chegou no horário configurado: lembre-se de que o envio roda em ciclos de 15 minutos, então pequenos atrasos são esperados.

Boas práticas#

• Mantenha o telefone dos pacientes sempre atualizado no cadastro — é a única forma de o lembrete chegar.
• Combine a antecedência do lembrete com a rotina do consultório: 24h costuma dar tempo suficiente para reagir a uma falta prevista sem ser cedo demais para o paciente esquecer.
• Revise periodicamente as consultas que continuam "A confirmar" mesmo perto do horário — pode ser sinal de número desatualizado ou automação desligada.

Dúvidas frequentes#

Os lembretes funcionam para qualquer profissional do consultório? Sim, desde que a automação esteja ativada pelo médico titular — ela vale para todas as consultas do consultório, independente do profissional.

O que acontece se eu remarcar uma consulta depois que o lembrete já foi enviado? O lembrete não é reenviado automaticamente para o novo horário nesta versão — vale confirmar manualmente com o paciente nesse caso.

Consigo confirmar uma consulta manualmente se o paciente respondeu por telefone em vez de WhatsApp? Sim — use o seletor de status na Agenda e escolha "Confirmada" (veja Status da consulta).