Como funcionam os lembretes automáticos, a confirmação de consulta pelo paciente e o resumo diário por WhatsApp.
O Samed pode enviar mensagens automáticas por WhatsApp para lembrar o paciente da
consulta e pedir a confirmação, além de enviar um resumo diário da agenda do dia
seguinte para o médico titular (e, opcionalmente, para cada profissional). Essas
automações ficam desligadas por padrão e são ativadas nas configurações do consultório.
Ative os lembretes automáticos se você quer reduzir faltas e centralizar a confirmação
de presença pelo próprio WhatsApp do paciente. Ative o resumo diário se você (ou os
profissionais do consultório) preferem receber a agenda do dia seguinte sem precisar
abrir o sistema.
- Acesse a aba Automações nas configurações do consultório (disponível só para o
médico titular).
- Ative o card Lembrete de consulta.
- Escolha a antecedência do envio: 12h, 24h (padrão) ou 48h antes do
horário marcado.
- No mesmo lugar, ative o card Resumo diário.
- Defina o horário de envio (padrão 20:00).
- Se quiser que cada profissional receba a própria agenda (além do resumo completo que
o titular recebe), ative a opção Profissionais recebem a própria agenda.
Perto do horário configurado, o paciente recebe uma mensagem com data, horário,
profissional e botões para Confirmar ou Cancelar a consulta (com uma opção de
texto livre como alternativa, caso os botões não apareçam no aplicativo do paciente).
No horário configurado, é enviado um resumo com a agenda do dia seguinte: para cada
profissional, a lista de consultas (marcando quais já estão confirmadas e quais ainda
aguardam confirmação) e os intervalos de horário livres do dia.
Cada consulta futura mostra um ícone ao lado do nome do paciente, indicando o estado do
lembrete:
- Check duplo verde: a consulta está com status Confirmada — seja porque o
paciente respondeu confirmando pelo WhatsApp, seja porque a equipe confirmou
manualmente pelo seletor de status.
- Check simples cinza: a consulta ainda está A confirmar e já houve pelo menos um
lembrete enviado para ela, sem resposta reconhecida até agora.
- Sem ícone: nenhum lembrete foi enviado ainda para essa consulta (ou a consulta já
passou — os ícones só aparecem em consultas futuras).
Sempre que a consulta tem telefone de paciente cadastrado, o telefone aparece como um
link clicável (com o ícone de balão de mensagem) no balão de resumo do dia (ao passar o
mouse sobre um dia nas visões Semana/Mês), nas linhas de consulta da visão Dia e no
detalhe do dia. Clicar nele abre uma conversa direta no WhatsApp com o paciente, sem
precisar copiar o número.
Regra: o lembrete só é enviado para consultas com status "A confirmar",
com horário no futuro e dentro da antecedência configurada — e apenas uma vez por
consulta, mesmo que ela seja remarcada depois do envio.
- Só o médico titular pode ativar/configurar as automações; secretárias e colaboradores
não têm acesso a essa configuração.
- O lembrete só é enviado se o paciente tiver telefone cadastrado. Sem telefone, a
consulta é simplesmente pulada.
- Quando o paciente responde confirmando (ex.: "sim", "confirmo", "ok" ou o botão
Confirmar), a consulta muda para o status Confirmada automaticamente. Respondendo
que não vai comparecer (ex.: "não", "cancelar" ou o botão Cancelar), a consulta é
cancelada automaticamente — o que libera o horário, inclusive no resumo diário.
- Se a resposta do paciente não for reconhecida, o sistema envia uma única mensagem de
ajuda explicando como confirmar ou cancelar, e a consulta continua como "A confirmar".
- Se o mesmo número de telefone tiver mais de uma consulta pendente de confirmação, ou
em caso de ambiguidade no número, o sistema não altera nada automaticamente — a
confirmação manual pela equipe continua disponível a qualquer momento (veja
Status da consulta).
- O resumo diário é enviado uma vez por dia, no fuso horário do consultório; se o envio
falhar, ele fica registrado como falha e não é reenviado no mesmo dia.
- Os horários livres mostrados no resumo consideram o expediente cadastrado da clínica
menos as consultas já marcadas (exceto as canceladas ou com falta); só aparecem
intervalos de pelo menos 30 minutos.
- O envio dos lembretes e do resumo diário roda automaticamente a cada 15 minutos —
por isso um lembrete ou resumo agendado para um horário exato pode chegar com até 15
minutos de atraso.
- Cada mensagem enviada (lembrete, confirmação, cancelamento, resumo) fica registrada no
histórico de mensagens do consultório, incluindo se foi entregue com sucesso ou
falhou.
- O paciente não recebeu o lembrete: confirme se o telefone do paciente está
cadastrado corretamente e se as automações estão ativadas nas configurações.
- A consulta não mudou de status depois da resposta do paciente: se o paciente tinha
mais de uma consulta pendente ao mesmo tempo, o sistema não altera nada
automaticamente por segurança — confirme manualmente pela Agenda.
- O resumo diário não chegou no horário configurado: lembre-se de que o envio roda
em ciclos de 15 minutos, então pequenos atrasos são esperados.
- Mantenha o telefone dos pacientes sempre atualizado no cadastro — é a única forma de
o lembrete chegar.
- Combine a antecedência do lembrete com a rotina do consultório: 24h costuma dar tempo
suficiente para reagir a uma falta prevista sem ser cedo demais para o paciente
esquecer.
- Revise periodicamente as consultas que continuam "A confirmar" mesmo perto do horário
— pode ser sinal de número desatualizado ou automação desligada.
Os lembretes funcionam para qualquer profissional do consultório?
Sim, desde que a automação esteja ativada pelo médico titular — ela vale para todas as
consultas do consultório, independente do profissional.
O que acontece se eu remarcar uma consulta depois que o lembrete já foi enviado?
O lembrete não é reenviado automaticamente para o novo horário nesta versão — vale
confirmar manualmente com o paciente nesse caso.
Consigo confirmar uma consulta manualmente se o paciente respondeu por telefone em vez
de WhatsApp?
Sim — use o seletor de status na Agenda e escolha "Confirmada" (veja
Status da consulta).