Importando e exportando pacientes

Visão geral#

O Samed permite migrar uma base de pacientes de outro sistema em lote, por arquivo CSV, e também exportar a lista de pacientes atual (com a mesma busca e os mesmos filtros aplicados na tela) para uma planilha. O arquivo exportado usa o mesmo layout do modelo de importação, então pode ser reaberto e reimportado sem ajustes.

Quando usar#

• Ao trocar de sistema e precisar trazer a base de pacientes existente de uma vez, em vez de cadastrar um por um.
• Para gerar uma planilha da sua base (ou de um recorte filtrado dela) para uso externo — por exemplo, uma lista de recall ou um backup.

Como usar#

Importando pacientes#

1. Acesse Pacientes e clique em Importar.
2. Passo 1 — Upload: clique em Baixar modelo (.csv) para obter um arquivo de exemplo com todas as colunas no formato esperado. Preencha o modelo (ou seu próprio arquivo) e arraste-o para a área de upload, ou clique nela para selecionar o arquivo do computador.
3. Passo 2 — Revisão: o Samed classifica cada linha e mostra um resumo — quantas estão prontas para importar, quantas têm erro e quantas são duplicadas. Linhas com problema aparecem numa tabela com o número da linha, o nome e o motivo da rejeição. Nessa mesma tela, clique em Importar N pacientes para gravar apenas as linhas prontas.
4. Passo 3 — Resultado: depois de confirmar a importação, o Samed mostra quantos pacientes foram importados e quantos foram pulados.

Colunas do arquivo#

• Obrigatórias: nome, cpf, data_nascimento.
• Opcionais: telefone, email, genero, origem, cep, rua, numero, complemento, bairro, cidade, estado, convenios, alergias, observacoes.
• genero aceita M, F ou Outro. origem aceita um dos valores da lista de origens do Samed (Indicação, Facebook, Instagram, Google, YouTube, Proximidade). convenios aceita mais de um nome separado por ; — cada convênio informado é criado automaticamente na sua base se ainda não existir, buscando pelo nome.
• O limite é de 2.000 linhas por arquivo. Arquivos maiores precisam ser divididos em partes.

Linhas inválidas e duplicadas#

Linhas com erro (nome ausente, CPF inválido, data de nascimento inválida, gênero ou origem não reconhecidos) e linhas duplicadas não entram na importação — só as linhas marcadas como prontas são gravadas. Na tela de revisão, clique em Baixar rejeitadas (.csv) para obter um arquivo só com as linhas problemáticas e o motivo de cada rejeição. Corrija o que for necessário nesse arquivo e reimporte apenas ele.

Exportando pacientes#

Na lista de Pacientes, clique em Exportar para baixar um .csv com a lista filtrada atual — os mesmos critérios de busca, convênio, cidade, gênero, origem, faixa etária e "sem retorno" aplicados na tela. A ordenação escolhida na tela (por nome ou por última consulta, por exemplo) não é levada para o arquivo: o CSV sempre sai ordenado por nome, de A a Z. O arquivo usa o mesmo layout do modelo de importação, acrescido de três colunas somente leitura: última consulta, próxima consulta e data de cadastro. O botão fica desabilitado quando a lista filtrada está vazia.

Regras de negócio#

• CPF, data de nascimento e nome são sempre revalidados no servidor antes de gravar — a classificação mostrada na tela de revisão é só uma prévia.
• Um CPF repetido dentro do próprio arquivo mantém apenas a primeira ocorrência; as demais são marcadas como duplicadas.
• Um CPF que já existe em algum paciente da sua base é pulado — a importação nunca sobrescreve um cadastro existente.
• Importar e exportar exigem, respectivamente, permissão de escrita e de leitura no módulo Pacientes.
• A exportação respeita a mesma visibilidade da lista de pacientes — não é possível exportar dados de fora da sua base.

O que acontece nos bastidores#

• A importação roda em lotes de até 200 pacientes por vez. Se um lote falhar no meio do processo, os pacientes já gravados permanecem importados — a tela mostra um aviso de importação parcial nesse caso, e reimportar o mesmo arquivo completa o que faltou (as linhas já importadas são puladas como duplicadas).
• Convênios citados no arquivo são resolvidos (ou criados) uma única vez para o arquivo inteiro, não uma vez por linha.
• A exportação percorre a lista em blocos de 1.000 registros, então funciona mesmo com bases grandes.
• O arquivo CSV usa ; como separador e BOM UTF-8, compatível com a abertura direta no Excel em português.

Erros comuns e como resolver#

• "O arquivo não tem as colunas obrigatórias: ..." — baixe o modelo novamente e confira se os nomes das colunas não foram alterados.
• "Máximo de 2.000 linhas por importação. Divida o arquivo." — separe o arquivo original em partes menores e importe uma de cada vez.
• Linha rejeitada por CPF ou data de nascimento inválidos — baixe o arquivo de rejeitadas, corrija os dados na planilha e reimporte apenas esse arquivo.
• "A importação parou no meio: N gravadas." — algo interrompeu o processo antes do fim. Reimporte o mesmo arquivo original; os pacientes já gravados são pulados automaticamente como duplicados.
• Botão Exportar desabilitado — a lista filtrada atual não tem nenhum resultado; ajuste ou limpe os filtros antes de exportar.

Boas práticas#

• Antes de migrar uma base grande, teste a importação com um recorte pequeno do arquivo para validar o formato das colunas.
• Baixe sempre o modelo mais recente antes de preparar um arquivo do zero — ele já traz as colunas na ordem e nomes esperados.
• Combine filtros com a exportação para gerar listas segmentadas (por convênio, faixa etária ou tempo sem retorno) em vez de exportar a base inteira sempre que só precisar de um recorte.

Dúvidas frequentes#

Posso importar um arquivo Excel (.xlsx) diretamente? Não. O Samed aceita apenas arquivos .csv. Se sua planilha estiver em .xlsx, salve-a como CSV antes de importar.

O que acontece se eu importar o mesmo arquivo duas vezes? Nada é duplicado. Pacientes com CPF já cadastrado (seja de uma importação anterior ou de um cadastro manual) são pulados automaticamente.

A exportação inclui pacientes que a busca ou os filtros esconderam? Não. O arquivo exportado respeita a mesma busca e os mesmos filtros que estão aplicados na tela no momento do clique. A ordenação escolhida na tela não é levada para o arquivo — o CSV sempre sai ordenado por nome, de A a Z.

Consigo importar convênios que ainda não existem no sistema? Sim. Qualquer nome informado na coluna convenios é criado automaticamente na sua base caso ainda não exista um convênio com esse nome.